Zutritt mit System: So gelingt sicheres Schlüsselmanagement

„Ja, das ist schon einmal passiert!“ Anton Kisch ist ein alter Hase im Bereich Objektbetreuung. Als Geschäftsführer der Sicherheitsdienst eska GmbH in Aalen kennt er sich auch im Schlüsselmanagement bestens aus. Er und seine Mitarbeiter betreuen in Ostwürttemberg mehrere Projekte im Bereich Objektschutz. Vom Kunden empfängt der Sicherheitsdienst den oder die Schlüssel, die dann in den Firmenbestand übergehen. „Über unsere Betriebshaftpflicht sind wir gegen einen eventuellen Verlust versichert. Das ist leider schon einmal passiert“, sagt Kisch. Der mögliche Finder könne mit dem Schlüssel allerdings wenig anfangen, denn dieser sei nicht gekennzeichnet: „Niemand weiß, zu welchem Objekt der Schlüssel gehört.“

In der eigenen Firma werden sämtliche Schlüssel registriert, in der Datenbank – dem Schlüsselmanagement – registriert, zugeordnet und mit einer eigenen Nummer versehen. Für größere Objekte wie Stadien sowie Turn- und Festhallen gebe es mehrere Schlüssel, seine Sicherheitsleute haben teilweise bis zu neun Stück für ein Gebäude bei ihrer Tour dabei. Sobald sich der Mitarbeiter ins Firmensystem einloggt und die Objektschlüsseln an sich nimmt, „kann der Auftraggeber, der Zugriff auf das System hat, sehen, wo sich der Mitarbeiter gerade im Gebäude befindet, beziehungsweise ob das Objekt begangen wurde“, so der Sicherheitsspezialist.

Spezialfall Gesundheitseinrichtungen

Besonders in Krankenhäusern oder Rehaeinrichtungen ist das Schlüsselmanagement eine komplexe Angelegenheit. Da dort Personen aus unterschiedlichsten Bereichen aufeinandertreffen, gelangen Unbefugte oft unbeabsichtigt in interne Bereiche. Auch wegen externen Personals, wie Arzneimittellieferdienste oder medizintechnischen Firmenmitarbeiter, empfiehlt sich eine gut organisierte Zugangskontrolle. Das Zutrittsmanagement sollte dabei mit der Gebäude- und Sicherheitstechnik kombiniert werden.

In Gesundheitseinrichtungen bestehen aufgrund unterschiedlicher Standorte und Gebäudestrukturen, des Schichtbetriebs sowie des Einsatzes von Fremdpersonal vielfältige Zutrittsberechtigungen. Diese müssen eindeutig definiert, regelmäßig überprüft und stets aktuell gehalten werden. Da viele Liegenschaften bereits mehrere Jahrzehnte alt sind, treffen häufig mechanische Schließsysteme und digitale Zutrittslösungen aufeinander. Daraus ergibt sich die Herausforderung, dass der Verlust eines Zutrittsmediums nicht immer lückenlos nachvollzogen werden kann. Besonders in sensiblen Klinikbereichen ist dies kritisch, da dort zuverlässige und nachvollziehbare Zutrittsprozesse erforderlich sind. Eine mögliche Lösung besteht in der schrittweisen Modernisierung hin zu einer zentralen, einheitlichen digitalen Zutrittssteuerung.

Wie die Schlüsselverwaltung sicherer wird

Klare Prozesse und Zuständigkeiten sowie eine lückenlose Dokumentation sind absolut unverzichtbar für ein erfolgreiches Schlüsselmanagement. Basis bildet ein zentrales Schlüsselverzeichnis, für das folgende Punkte notwendig sind:
■ Schlüsselnummer oder interne Kennzeichnung/Code (Das Medium darf nicht so beschriftet sein, dass Außenstehende erkennen können, zu welchem Gebäude oder Raum es gehört.)
■ Zugehörigkeit des Schlüssels oder Chips zum jeweiligen Bereich (Tür, Raum)
■ Ausgabedatum und Empfänger
■ Grund der Ausgabe
■ Rückgabedatum
■ Unterschrift oder digitale Bestätigung
■ Bemerkungen (z. B. Beschädigung oder Verlust)

Generell empfiehlt es sich, Medien nur gegen eine dokumentierte Übergabe auszuhändigen und klare Fristen in Bezug zur Rückgabe zu setzen. Bei Dienstleistern sollte die Ausgabe zeitlich begrenzt sein, bspw. für ein bestimmtes Projekt oder bestimmte Arbeiten. Die Rückgabe der Medien ist aktiv zu kontrollieren und zu dokumentieren. Niemals sollten Medien ohne Ausgabeprotokoll unter Kollegen weitergegeben werden.

Die Medien sollten sicher verwahrt werden, also in einem abschließbaren Schlüsselschrank, einem Schlüsseltresor oder einem elektronischen Schlüsselschrank mit Protokollierung. Besonders wichtige Medien werden zur Sicherheit gesondert aufbewahrt. Offene Schlüsselbretter in allgemein zugänglichen Büros sind nachvollziehbarer Weise ein Tabu.

Mechanische vs. elektronische Anlagen

Unternehmen oder Verwaltungen stellen nach und nach auf elektronische Zutrittssystem um. Dazu gehören Chipkarten, Transponder, Code-Schlösser, elektronische Zylinder und Schlüsselschränke sowie App-basierte Zutritte. Eine digitale Verwaltung ist bei großen Wohnanlagen, Schulen oder Verwaltungen, Gewerbeimmobilien sowie Objekten mit vielen Dienstleistern sinnvoll. Auch bei häufig wechselnden Nutzern und sensiblen Bereichen wie Technik-, Server- oder Lagerräume sind elektronische Anlagen zu bevorzugen.

Vorteile elektronischer Anlagen
■ Berechtigungen lassen sich leicht ändern oder löschen.
■ einfache Protokollierung
■ weniger physische Schlüssel
■ besserer Überblick bei größeren Objekten
■ zeitlich begrenzte Zutritte, z. B. für Dienstleister

Nachteile
■ höhere Anschaffungskosten
■ technische Betreuung notwendig
■ Ausfallszenarien planen
■ Datenschutz beachten
■ Software, Updates, Batterien und Rechteverwaltung Vorteile mechanischer Anlagen
■ robust
■ keine Stromversorgung notwendig
■ geringe Einstiegshürden

Nachteile
■ Verlorene Schlüssel sind ein Sicherheitsproblem.
■ Berechtigungen lassen sich nicht einfach entziehen oder ändern.
■ Schlüsseldokumentation erfolgt meistens manuell.

Schlüsselverlust

Der Verlust eines Schlüssels sollte grundsätzlich umgehend gemeldet werden, insbesondere bei einer zentralen Schließanlage. Mieter sollten in diesem Fall keinesfalls eigenmächtig einen Ersatzschlüssel bei einem Schlüsseldienst anfertigen lassen. Dies ist häufig untersagt oder technisch nur unter Vorlage einer Sicherungskarte möglich.

Für den Vermieter ist zudem relevant, ob sich am verlorenen Schlüsselbund Hinweise auf die Wohnadresse oder persönliche Daten des Mieters befinden. In diesem Fall besteht ein erhöhtes Missbrauchsrisiko. Der Vermieter kann dann ggf. den Austausch der gesamten Schließanlage verlangen, was erhebliche Kosten verursachen kann.

Mieterhaftung

Die Haftung ist bei einem abhanden gekommenen Schlüssel klar geregelt. Für den Schaden muss der Mieter nur dann aufkommen, wenn er fahrlässig gehandelt hat. Das ist bspw. der Fall, wenn der Schlüssel unter der Fußmatte lag. In diesem Fall kann die private Haftpflichtversicherung helfen. Allerdings muss darin der Verlust von fremden oder privaten Schlüsseln oder der Einbau einer neuen Schließanlage abgedeckt sein. Bei einem unverschuldeten Raub oder Diebstahl haftet der Mieter oft nicht.

Arbeitnehmerhaftung

Im deutschen Arbeitsrecht ist die Haftung des Arbeitnehmers nach dem Grad des Verschuldens abgestuft, dem innerbetrieblichen Schadensausgleich.

Bei einer leichten Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer nicht, sondern der Arbeitgeber muss den Schaden komplettübernehmen. Zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer versehentlich ein Glas Wasser umstößt und damit seinen PC beschädigt – man spricht dann von einem Missgeschick.

Eine mittlere Fahrlässigkeit ist bereits als Unachtsamkeit definiert. Das kann das Liegenlassen eines Schlüssels sein. In der Regel teilen sich der Verursacher und der Arbeitgeber den entstandenen Schaden, wobei der Arbeitnehmer oft ein Drittel bis die Hälfte der Kosten übernimmt. Die Aufteilung ist jedoch vom Schaden und den Kosten abhängig.

Bei einem extrem unvorsichtigen Verhalten spricht man von grober Fahrlässigkeit oder bereits von Vorsatz. Das wäre der Fall, wenn ein Dienstschlüssel mit Namensschild z. B. auf einem Fest offen herumliegt und abhandenkommt. Dann muss der Arbeitnehmer für den gesamten Schaden aufkommen.

Die häufigsten Schwachstellen

Typische Schwachstellen in der Schlüsselverwaltung entstehen vor allem dort, wo klare Prozesse und eine lückenlose Dokumentation fehlen. Werden Schlüssel ohne Quittung ausgegeben oder Rückgaben nicht erfasst, ist oft nicht mehr nachvollziehbar, wer ein Medium besitzt. Fehlende oder veraltete Schließpläne erschweren zusätzlich den Überblick. Besonders kritisch ist es, wenn General- und Hauptschlüssel nicht ausreichend gesichert, Schlüsselnummern offen zugänglich notiert oder verlorene Schlüssel zu spät gemeldet werden. Auch bei Dienstleistern sollten Ausgaben zeitlich begrenzt und die Rückgabe konsequent kontrolliert werden. Für Urlaubs- und Krankheitszeiten braucht es zudem verbindliche Vertretungsregelungen, damit die Schlüsselverwaltung jederzeit sichergestellt ist.

Fazit

Es ist klar festzuhalten, dass die Verwaltung von Medien nicht so einfach nebenher gemacht werden kann. Das Schlüsselmanagement ist Teil des Gebäudemanagements und der Objektsicherheit. Werden Zuständigkeiten, Dokumentation oder Notfallprozesse ordentlich geregelt, spart das im Ernstfall – also bei Verlust eines Mediums – Geld, Zeit und Diskussionen.